Concessione spazi
FAQ

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Cosa si può chiedere?
Gli spazi museali in consegna alle Gallerie Estensi indicati nell’allegato
Quali attività posso svolgere?

Solo attività che a giudizio dell’Amministrazione rispettino i valori artistici e storici dell’immobile e degli spazi concessi in uso, e con modalità che non ne pregiudichino la conservazione. Per questo la descrizione dell’evento al momento della richiesta di preventivo deve essere dettagliata.

Come devo procedere per ottenere una concessione di spazi?

Per prima cosa bisogna inviare una richiesta di preventivo via e-mail a ga-esten@beniculturali.it usando il modulo allegato, almeno 45 giorni prima della data dell’evento. L’Amministrazione invierà un preventivo (valido 90 giorni) che quantificherà le spese. Se il richiedente accetta il preventivo, sarà stipulata la concessione vera e propria. 

Quanto costa?

Dipende dal tipo di evento, dal numero di partecipanti ecc. Sono a carico del richiedente anche i costi per il personale delle Gallerie che provvederà alla vigilanza. Il costo è quantificato nel preventivo e va versato in anticipo. Se ci sono cambi di programma vanno comunicati in anticipo ed autorizzati dall’Amministrazione, in caso contrario sarà riquantificato il canone. In generale, sono a carico del richiedente:

  • il costo per la concessione del bene
  • il costo per il personale delle Gallerie Estensi
  • il rimborso delle spese di pulizia e riallestimento degli ambienti dopo l’evento
  • il costo di spese di registrazione, tasse, altri oneri o SIAE ove si preveda musica o spettacoli teatrali
  • il costo per la polizza assicurativa indicata nel preventivo e per il risarcimento di eventuali danni non coperti dal massimale della polizza
  • (eventualmente) il costo di una ulteriore polizza fideiussoria (o il deposito di un assegno circolare), se l’Amministrazione la ritenesse necessaria per il tipo di evento richiesto
  • (eventualmente) il rimborso spese per allestimenti e disallestimenti tecnici e presidi relativi agli impianti elettrici o agli ascensori di servizio (il servizio è svolto dalle Ditte aggiudicatarie del relativo appalto presso le Gallerie Estensi nell’anno in corso)
  • gli ulteriori adempimenti eventualmente previsti per quel tipo di evento dalle leggi vigenti (es. DUVRI, autorizzazione della Commissione di Vigilanza per il pubblico spettacolo, antincendio, sicurezza sui luoghi di lavoro ecc.)
Quali garanzie devo prestare?

In ogni caso un’assicurazione, eventualmente può essere chiesta una fideiussione aggiuntiva.

E’ possibile effettuare un sopralluogo?

Certamente, richiedendolo con un preavviso almeno di 15 giorni. Possono partecipare al sopralluogo fino a 5 persone per una permanenza massima negli ambienti museali di 45 minuti.

Posso pubblicizzare liberamente l’evento?

La diffusione di qualsiasi tipo di materiale divulgativo o promozionale quali cataloghi, brochures, inviti, menù ecc. deve essere preventivamente autorizzata dell’Amministrazione: il concessionario deve trasmettere il materiale (anche via e-mail, in pdf) alle Gallerie Estensi in tempo utile a consentirne la valutazione ed autorizzazione da parte del Direttore (che può chiedere che sia modificato, ove necessario).

Posso effettuare e divulgare riprese audio-video?

L’effettuazione di riprese audio-video deve sempre essere richiesta, specificando l’uso che se ne intende fare. Di regola le riprese anche se autorizzate possono essere utilizzate esclusivamente per finalità di documentazione interna o a scopo strettamente personale. Usi diversi (es pubblicitari ecc.) vanno chiesti ed autorizzati preventivamente. In ogni caso di divulgazione di immagini e/o filmati realizzati durante il periodo di validità della concessione, anche se effettuate dai partecipanti all’evento, il concessionario è ritenuto unico responsabile per eventuali violazioni della normativa sulla privacy.

Posso effettuare riprese con droni?

L’utilizzo di droni per effettuare riprese deve essere specificamente richiesto. In assenza di richiesta e successiva autorizzazione è vietato l’uso di droni o apparecchiature similari.

Chi partecipa all’evento può anche visitare liberamente il resto del museo/sito?

Di regola l’accesso è limitato ai soli spazi dati in concessione. Se si desidera far accedere gli ospiti alle altre zone del sito occorre farne richiesta al momento della richiesta di preventivo.

Che succede se l’evento si svolge diversamente dalla richiesta?

Eventuali variazioni al programma originario dell’evento devono essere richieste in tempo utile per l’approvazione da parte dell’Amministrazione. Se il concessionario non comunica le variazioni o non rispetta quanto previsto dal programma autorizzato dall’Amministrazione, questa ha facoltà di rideterminare il canone, di sospendere la concessione degli spazi, di interrompere l’evento anche se questo è già in corso. In tal caso il canone già versato non viene restituito.

Se ho altri dubbi?

Scrivi una mail a ga-esten@beniculturali.it